چگونه صورت جلسه بنویسیم؟ | نحوه نوشتن گزارش جلسه

هر جلسه‌ای که برگزار می‌شود، دو سند اصلی دارد: یکی دستور جلسه (Agenda) و دیگری صورت جلسه (Minute of Meeting).

دستور جلسه، قبل از شروع جلسه تنظیم می‌شود و در آن مشخص می‌کنند که در جلسه چه اتفاقاتی خواهد افتاد و چه موضوعاتی مطرح خواهد شد.

صورت جلسه، بعد از برگزاری جلسه تنظیم و تدوین می‌شود و گزارشی است که بیان می‌کند در جلسه چه گذشته و چه تصمیم‌هایی اتخاذ شده است. همیشه همه‌ی شرکت‌کنندگان در جلسه، صورت جلسه را امضا و تأیید می‌کنند. صورت جلسه به واسطه‌ی همین امضاها، ارزش استنادی پیدا می‌کند و حتی در موارد بسیاری، قدرت اجرایی و اعتبار قانونی هم دارد.

صورت جلسه را دبیر جلسه تنظیم می‌کند. اما در نهایت این رئیس جلسه است که به خاطر محتوای صورت جلسه، مسئول و پاسخ‌گو است. به همین خاطر، همیشه قبل از این‌که دبیر جلسه امضای همه‌ی شرکت‌کنندگان را بگیرد، باید متن را به رئیس جلسه نشان دهد و تأیید او را کسب کند.

در این درس، به نحوه نوشتن صورت جلسه می‌پردازیم و به چارچوب و ساختار گزارش جلسه اشاره می‌کنیم.

صورت جلسه یک گزارش توصیفی و خنثی است

حتماً از بحث انواع گزارش به خاطر دارید که گزارش‌ها به چهار دسته‌ی کلی تقسیم می‌شوند: توصیفی، تحلیلی، نقادانه و تجویزی.

صورت جلسه نمونه‌ای از یک گزارش توصیفی است. به این معنا که خواننده‌ی صورت جلسه از شما انتظار دارد که فقط آن‌چه را روی داده بنویسید.

هیچ‌کس هنگام خواندن صورت جلسه، علاقه ندارد دیدگاه‌های شخصی نویسنده‌ی صورت جلسه را بداند و تحلیل‌های او را بخواند. شما در جایگاه تنظیم‌کننده‌ی صورت جلسه، فقط باید «چشم و گوش» باشید و آن‌چه را در جلسه گذشته ثبت و ضبط کنید.

طبیعتاً هر چقدر سوگیری‌های شخصی را در تنظیم صورت جلسه کمتر دخیل کنید، کار شما را حرفه‌ای‌تر خواهند دید.

صورت جلسه هم‌زمان «گزارش خبری» و «سند توافق» است

صورت جلسه (یا به قول قدیمی‌ترها: صورت مجلس) دو کارکرد اصلی دارد: گزارش خبری برای کسانی که در جلسه حاضر نبوده‌اند و سند توافق که توسط همه‌ی حاضران امضا می‌شود تا کسی بعداً از بار تعهدات ایجاد شده،‌ شانه خالی نکند.

بنابر این همیشه هنگام تنظیم صورت جلسه باید از خود بپرسید:

• آیا صورت جلسه‌ی من، از هر دو نظر قوی است؟
• آیا ممکن است راهی را باز گذاشته‌ باشم که بعداً عده‌ای بتوانند از زیر بار تعهدات خود فرار کنند؟
• آیا کسی که این جلسه غایب بوده، پس از خواندن همین صورت جلسه، سطح اطلاعاتش به حاضرین در جلسه خواهد رسید؟

البته واضح است که در این‌جا منظور ما از اطلاعات، توافق‌ها و تصمیم‌ها و بحث‌های کلیدی مطرح شده در جلسه است. وگرنه، هر جلسه‌ای حاشیه‌های فراوانی دارد که در صورت جلسه مطرح نمی‌شود و شما هم، در مقام تنظیم‌کننده‌ی صورت جلسه، تعهدی ندارید که همه‌ی غایبان را از جزئی‌ترین رویدادها و حاشیه‌ها مطلع کنید.

ساختار صورت جلسه

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد می‌کند: