اگر تا به حال پروژههای چند هفتهای یا چند ماهه انجام داده باشید، حتماً پیش آمده که کارفرما، مشتری یا سرپرستتان از شما گزارش پیشرفت پروژه بخواهد.
بسته به طول مدت پروژه، چنین گزارشهایی را به صورت هفتگی، ماهانه و گاه فصلی (سه ماه یک بار) تنظیم میکنند.
در این درس میخواهیم به این پرسش بپردازیم که گزارش پیشرفت کار و پروژه را چگونه مینویسند و اساساً چنین گزارشی به چه کاری میآید. خواهید دید که چنین گزارشهایی میتوانند بسیار مفید باشند و به نظم کاریتان کمک کنند. در حدی که در بسیاری از پروژهها، حتی اگر هیچکس از شما گزارش پیشرفت کار نمیخواهد، باز هم بهتر است چنین گزارشی را برای «مستندسازی شخصی» تنظیم کرده و آرشیو کنید.
هر کاری که حالت پروژه داشته باشد، یعنی آغاز و پایان مشخصی برای آن در نظر گرفته باشید، میتواند گزارش پیشرفت کار هم داشته باشد (تعریف پروژه).
البته معمولاً گزارش پیشرفت کار را برای پروژههایی مینویسند که:
این نکته را هم به خاطر داشته باشید که گزارش پیشرفت کار، قرار نیست الزاماً یک گزارش بزرگ و مفصل و رسمیِ مکتوب باشد. چنین گزارشی ممکن است حتی در یک صفحهی A5 و یا در قالب یک ایمیل کوتاه و یا حتی یک مجموعه اسلاید، تنظیم شود.
اصل مسئله، محتوای گزارش است و فرم آن، میتواند از پروژهای به پروژهی دیگر کاملاً تغییر کند.
کم نیستند کسانی که فکر میکنند گزارش پیشرفت کار پروژه، نوعی کاغذبازی است و کارفرما یا سرپرست، بیهوده چنین گزارشی را میخواهند. این افراد معمولاً گزارش پیشرفت کار را در حد از سر باز کردن، و بستن دهان کارفرما انجام میدهند.
طبیعی است وقتی با چنین پیشفرضی گزارش خود را بنویسید، نتیجهی چندانی هم از آن نمیگیرید و این باور در شما تقویت میشود که گزارش پیشرفت پروژه، واقعاً کاغذبازی است.
اما نوشتن گزارش پیشرفت کار، فواید بسیاری دارد که در اینجا به بعضی از آنها اشاره میکنیم:
ایجاد آمادگی ذهنی برای کارفرما / سرپرست / مشتری: پروژه همیشه به خوبی پیش نمیرود. مشکلات و موانع بسیاری در مسیر شما پدید میآیند که ممکن است آنها را پیشبینی نکرده باشید. اگر گزارش پیشرفت پروژه را به شکل منظم به کارفرما ندهید، ناگهان در اواخر پروژه کارفرما متوجه میشود که شما نمیتوانید کار را به موقع تحویل دهید؛ یا اینکه به بودجه و منابع بیشتری نیاز دارید. این نوع «انحرافهای غیرمنتظره» از برنامهی پروژه، زمینهی اعتراض، نارضایتی و بهانهجویی کارفرما/سرپرست/مشتری را فراهم میکند. اما وقتی در طول پروژه، به صورت منظم چنین گزارشهایی را تنظیم کرده و ارائه میدهید، دیگر چنین اتفاقی نمیافتد و حتی اگر مشکلی در کار پیش بیاید، راحتتر میتوانید طرف مقابل را با خود همراه کنید.
کمک به تصمیمسازی: کارفرما یا سرپرست یا هر کسی که باید در برابر او پاسخگو باشید، در مقاطع مختلف باید دربارهی پروژه تصمیم بگیرد. مثلاً تصمیم بگیرد که بودجهی فاز بعدی را چه زمانی در اختیار شما قرار دهد؛ یا اینکه زمانبندی اولیه را اصلاح و تعدیل کند. شما با تنظیم گزارش پیشرفت کار میتوانید برای طرف مقابل تصمیم سازی کنید (تفاوت تصمیم گیری و تصمیم سازی).
پیشگیری از درخواستهای دیرهنگام: یکی از نارضایتیها و دغدغههای مدیران پروژه، درخواستهای دیرهنگام است. پروژه تمام شده یا به آخرین مرحله رسیده و کارفرما / سرپرست / مشتری، ناگهان یادش میافتد که باید تغییری در پروژه ایجاد شود. اگر گزارش پیشرفت کار را به صورت منظم بنویسید و ارائه کنید، بسیاری از این درخواستها را زودتر دریافت خواهید کرد. حتی اگر چنین نشود، وقتی درخواستهای دیرهنگام را روی میزتان میگذارند، قدرت چانهزنی بیشتری خواهید داشت (برای گرفتن مهلت یا پول بیشتر).
کمک به حل تعارضهای احتمالی: کمتر سندی به اندازهی گزارش پیشرفت کار میتواند به افزایش شفافیت و شکلگیری ارتباط موثر کمک کند. بسیاری از اختلافهایی که میان مدیر پروژه با دیگران به وجود میآید، ناشی از مستند نشدن فعالیتهاست. مدیران پروژه به سرعت یاد میگیرند که هماهنگی تلفنی و حضوری، بدون مستندسازی گفتهها و تعهدات، کاری دردسرساز است و حرفها و قولها و تعهدات، به سرعت فراموش یا انکار میشوند. اگر عادت کرده باشید گزارش پیشرفت کار را تنظیم و ارائه کنید، همیشه در هنگام تعارضها و اختلافها، میتوانید به عنوان شواهد، به آنها استناد کرده و از حرفها و ادعاهای خود به شکلی محکم دفاع کنید.
به طور کلی پیشنهاد متمم این است که حتی اگر کارفرما از شما گزارش پیشرفت کار نمیخواهد، شما روی ارائهی چنین گزارشی اصرار داشته باشید. با اینکار هم تصویر حرفهایتری از خودتان میسازید و هم از منافعی که برای تنظیم این سند گفتیم، بهرهمند خواهید شد.
شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشتهاید.
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد میکند:
سری مطالب حوزه مهارت گزارش نویسی