فاکتور الکترونیک چیست؟ نحوه صدور، مشمولان و جریمه ۱۴۰۵

فاکتور الکترونیک یا صورتحساب الکترونیکی، صورتحسابی است که مطابق الزامات قانون پایان کاره‌های عرضهگاهی و سامانه مؤدیان صادر و داده‌ها آن در چارچوب سامانه مؤدیان و حافظه مالیاتی ثبت می‌شود. هر صورتحساب الکترونیکی دارای یک شماره منحصر به فرد مالیاتی ۲۲ کاراکتری است که برای شناسایی آن صورتحساب استفاده می‌شود.

نکته مهم این است که هر فاکتور PDF یا فاکتور چاپی الزاماً صورتحساب الکترونیکی محسوب نمی‌شود نوع صورتحساب و نحوه ثبت آن باید مطابق مقررات سامانه مؤدیان باشد.

فاکتور الکترونیک که در ادبیات قانونی بیشتر با عنوان صورتحساب الکترونیکی شناخته می‌شود سندی است که گزارش‌ها معامله را در قالب مورد تأیید سازمان امور مالیاتی ثبت و منتقل می‌کند.

در قانون خاتمهه‌های عرضهگاهی و سامانه مؤدیان، سامانه مؤدیان بستری تحت مدیریت سازمان امور مالیاتی است که برای هر مؤدی کارپوشه اختصاصی ایجاد می‌شود و تبادل گزارش‌ها میان مؤدی و سازمان از طریق آن انجام می‌گیرد.بنابراین فاکتور الکترونیک را نباید صرفا یک فاکتور دیجیتال یا فایل PDF در نظر گرفت.

طبق تعریف بند «ث» ماده ۱ قانون خاتمهه‌های فروش‌رسانیگاهی و سامانه مودیان، فاکتور الکترونیک صورتحسابی است که گزارش‌ها آن در «حافظه مالیاتی» عرضهنده ذخیره شده و دارای یک شماره منحصربه‌فرد مالیاتی است. این شماره ۲۲ کاراکتری از چهار بخش تشکیل می‌شود:

به همین دلیل، بر خلاف یک فاکتور معمولی، فاکتور الکترونیک را نمی‌توان به دلخواه ویرایش یا حذف کرد و همیشه در سامانه سازمان مالیاتی قابل استعلام است.

هدف اصلی از الزامی‌شدن فاکتور الکترونیک شفاف‌سازی گردش مالی کسب‌وکارها و افت فرار مالیاتی است. پیش از این قانون، بسیاری از تراکنش‌های ارائه به‌خصوص در کسب‌وکارهای آنلاین و خرد هیچ‌گاه به‌طور رسمی ثبت نمی‌شدند. با اتصال مستقیم فروش‌رسانینده به سامانه مالیاتی، این شکاف بسته شده است.

این‌جا نقطه‌ای است که بیشترین سوءتفاهم شکل می‌گیرد؛ در جدول زیر تفاوت‌ها را می‌بینید:

نکته مهم: افزونه عرضهگاهی شما ممکن است یک فاکتور PDF زیبا برای مشتری بسازد، اما تا زمانی که به سامانه مودیان متصل نباشد و شماره مالیاتی نگیرد از نظر قانونی فاکتور الکترونیک رسمی محسوب نمی‌شود. این دو نوع فاکتور می‌توانند همزمان وجود داشته باشند یکی برای تجربه کاربری، دیگری برای الزام قانونی.

بیشتر بخوانید:سامانه مودیان مالیاتی چیست؟

یکی از پرتکرارترین سوالات درباره فاکتور الکترونیکی این است که:آیا کسب‌وکار من مشمول صدور صورتحساب الکترونیکی است؟

طبق قانون اصلاح ماده ۱ قانون تسهیل تکالیف مؤدیان، از ۱ دی ۱۴۰۲ کلیه مؤدیان اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم به صدور صورتحساب الکترونیکی مبحث قانون پایان کاره‌های ارائهگاهی و سامانه مؤدیان شده‌اند البته مقررات و احکام تکمیلی و استثناهای قانونی باید در ارزیابی وضعیت هر مؤدی در نظر گرفته شود.

این الزام محدود به ارائهگاه‌های فیزیکی نیست گروه‌های زیر هم معمولاً مشمول‌اند:

برخی مصداق‌ها و سقف‌های معافیت هرساله در بخشنامه‌های سازمان امور مالیاتی آپدیت می‌شوند. برای ارزیابی وضعیت دقیق کسب‌وکار خودتان، بهتر است آخرین اطلاعیه‌های رسمی را چک کنید.

صدور فاکتور الکترونیک معمولاً چهار گام دارد:

برای صاحبان عرضهگاه‌های اینترنتی با تراکنش‌های زیاد، صدور دستی هر فاکتور عملی نیست. اینجاست که اتصال بین درگاه پرداخت و نرم‌افزار صدور فاکتور اهمیت پیدا می‌کند: درگاه پرداخت داده دقیق هر تراکنش موفق (مبلغ، زمان، شماره پیگیری) را تأمین می‌کند تا نرم‌افزار حسابداری بدون ورود دستی اطلاعات، فاکتور رسمی را بسازد و به سامانه مودیان ارسال کند.

صورتحساب الکترونیکی ثبت‌شده مانند یک فایل PDF معمولی قابل ویرایش مستقیم نیست.در صورت وجود اشتباه یا تغییر در معامله، بسته به شرایط می‌توان از سازوکارهای تعریف‌شده مانند صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش‌رسانی استفاده کرد.

ممکن است پس از صدور صورتحساب اصلی، بیانات معامله تغییر کند یا تمام یا بخشی از کالا به عرضهنده برگردد.در چنین شرایطی، سامانه مؤدیان سازوکارهایی برای صدور صورتحساب‌های ارجاعی در نظر گرفته است.

وقتی پس از ثبت صورتحساب اصلی نیاز به اصلاح برخی اطلاعات وجود داشته باشد، در شرایط مقرر می‌توان صورتحساب اصلاحی صادر کرد.

در شرایطی که معامله یا صورتحساب قبلی باید طبق قواعد مربوط ابطال شود، صورتحساب ابطالی صادر می‌شود.

اگر بخشی از کالا یا خدمت پس از معامله برگشت داده شود، در شرایط مقرر از صورتحساب برگشت از عرضه استفاده می‌شود.این صورتحساب‌ها به صورتحساب مرجع مرتبط هستند و قواعد خاص خود را دارند.

این یکی از مهم‌ترین سوالات کاربران درباره صورتحساب الکترونیکی است.طبق ماده ۲۲ قانون خاتمهه‌های فروش‌رسانیگاهی و سامانه مؤدیان، عدم صدور صورتحساب الکترونیکی مشمول جریمه‌ای معادل: ۱۰ درصد مجموع مبلغ عرضه انجام‌شده بدون صدور صورتحساب الکترونیکی یا مبلغ ثابت مقرر قانونی، هرکدام که بیشتر باشد خواهد بود.

مبلغ ثابت درج‌شده در قانون ممکن است طبق مقررات و نرخ تورم سالانه به‌روز رسانی و توسط سازمان امور مالیاتی اعلام شود. بنابراین برای محاسبه جریمه در زمان مطالعه این مقاله، نباید صرفاً به یک مبلغ ثابت قدیمی اتکا کرد.

به همین دلیل، اگر درباره مبلغ دقیق جریمه کسب‌وکار خود سوال دارید، آخرین اطلاعیه سازمان امور مالیاتی را تحلیل کنید.

برای ارائهگاه‌های اینترنتی یکی از چالش‌های مهم هماهنگ‌کردن داده‌ها پرداخت با سیستم حسابداری و صدور صورتحساب است.وقتی تعداد سفارش‌ها زیاد باشد واردکردن دستی گزارش‌ها هر تراکنش می‌تواند:

در چنین شرایطی، اتصال درگاه پرداخت به نرم‌افزار حسابداری یا راهکار صدور صورتحساب می‌تواند به خودکارسازی بخشی از فرآیند کمک کند.

استفاده از فرآیند الکترونیکی برای صدور صورتحساب می‌تواند برای کسب‌وکارهای آنلاین مزایای مختلفی داشته باشد از جمله:

داده‌ها تراکنش و سفارش می‌تواند در فرآیندهای نرم‌افزاری با یکدیگر هماهنگ شود.

هرچه ورود دستی اطلاعات کمتر باشد، احتمال خطا در مبلغ، تاریخ یا داده‌ها معامله نیز افت پیدا می‌کند.

ثبت ساختاریافته داده‌ها، مدیریت و تحلیل تراکنش‌ها و صورتحساب‌ها را ساده‌تر می‌کند.

عرضهگاه‌هایی که تعداد سفارش زیادی دارند می‌توانند بخشی از فرآیند صدور و ارسال صورتحساب را خودکار کنند.

فاکتور الکترونیک یا صورتحساب الکترونیکی، صرفاً یک فایل PDF یا فاکتور دیجیتال نیست. این صورتحساب در چارچوب الزامات قانون اتمامه‌های عرضهگاهی و سامانه مؤدیان صادر می‌شود و دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی است.

برای کسب‌وکارهای اینترنتی، مهم‌ترین نکته این است که ابتدا وضعیت مشمولیت مالیاتی خود را مشخص کنند و سپس متناسب با حجم عرضه و زیرساخت مالی خود، روش مناسبی برای صدور و ارسال صورتحساب انتخاب کنند.

از طرف دیگر، عرضهگاه‌هایی که تعداد تراکنش بالایی دارند می‌توانند با اتصال زیرساخت پرداخت، عرضهگاه و نرم‌افزار حسابداری، بخش بیشتری از فرآیند مالی خود را خودکار کنند.

توجه: این مطلب با هدف آموزش مفاهیم و الزامات کلی صورتحساب الکترونیکی تهیه شده و جایگزین مشاوره مالیاتی یا حسابداری نیست. مقررات مالیاتی ممکن است تغییر کنند بنابراین برای تصمیم‌گیری درباره وضعیت کسب‌وکار خود، آخرین اطلاعیه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی را تحلیل کنید.

نوشته فاکتور الکترونیک چیست؟ نحوه صدور، مشمولان و جریمه ۱۴۰۵ اولین بار در مجله زرین‌پال. پدیدار شد.